はじめに

こんにちは!散歩人しょーんです。

 

今回は、仕事や業務効率化に係る改善方法をご紹介させていただけたらと思います。

 

一つのマスタファイルで作業する

業務を効率化するためには、一つの成果物(マスタファイル)を作成し、そこに情報資産を積み上げていくことが有効です。

 

●情報資産の積み上げとは

・自身の経験した業務、作業を一つの資料にまとめておくことです。

(例:業務で作成したエクセルやワード、パワポ資料などを、マスタファイル(資料を作成する際の元になる資料)として管理)

●情報資産の積み上げの効果

・同じ作業を行う際にはマスタファイルがそのまま使えます。(最初は作成に10時間かかったとしても、2回目は理論的に作成時間は0時間となります)

・同じ作業でなくても、類似作業であれば、マスタファイルをコピー&ペーストして使用可能です。

・一つの成果物として形があるので、他者にも展開できて複数人で利用可能になります。(一人の頭の中だけにある”暗黙知”にはなりません)

・実際にモノとして形があることで、みながそれを見ることで理解・把握が可能です

・異なる作業でも、それを土台にして作成していけば、新しいアウトプットもマスタファイル以上の品質を担保できます。

・一つのマスタファイルをいつも使用していき、使用後に毎回見直し&ブラッシュアップしていけば、確実に品質が高まり、自身の資産になります

 

●情報資産の積み上げの利用事例

マスタファイルを流用して回せる業務をご紹介します。(ほかにも多数あるかと思います。)

 

・学校の先生の授業

└一度マスタファイル(指導案やテスト)を作成してしまえば、繰り返し使用できます。定年するまで磨くだけです。

・落語、音楽、ミュージカルなど

└一度セリフ、演奏、動作などを覚えてしまえば、繰り返し使用できます。引退するまで磨くだけです。

・講演家スピーチ

└一度原稿を作ってしまえば、繰り返し使用できます。講演のたびに磨くだけです。

・定期的な広告原稿

└一度広告原稿を作ってしまえば、繰り返し使用できます。クライアントのアップデートに合わせて更新していくだけです。

・定例的なシステム開発の設計書

└一度設計書を作ってしまえば、繰り返し使用できます。対象システムやスケジュール、ステークホルダーに合わせて更新していくだけです。

 

●情報資産の積み上げの手順

・自身のよく使うフォルダにマスタファイルフォルダを作ります。

・そこに仕事で作成した成果物、または知見を箇条書きにした資料を置きます。(Word、Excel、Power pointなんでも)

・次に作業をする際には、そのマスタファイルから資料を持って来て、今回の作業用に追加・更新していきます。

・作業が終わったら、最新版をマスタファイルにします。

・明らかに別作業だった場合には、それはそれで別のマスタファイルとして管理します。

 

●情報資産の積み上げでやってはいけないこと

・同じようなファイルを何個も作らない。(情報資産が一つに積み上がりません)

・イチからファイルを作成しない。(マスタファイルを使わずに、イチから作成するのはコストのムダづかいです)

・作成・使用したファイルを一度しか使わない。捨てる(一度で捨てるのはただの消費であり、情報資産にはなりません)

 

●結論

・業務を回していけば回していくほど一つのマスタファイルが磨かれます。

・マスタファイルが磨かれていくと、それ自体の価値が高まり、そのマスタファイルの存在自体が社会貢献につながるようになります。

(例:研修やセミナー資料、書物として出版できるなど)

・そのまま次の仕事の成果物として使えるようになるため、業務の作業時間が圧倒的に短縮します。

おわりに

いかがでしたでしょうか。

 

もし皆さんの中に仕事の中で定期的におこなっている作業であれば、一つのマスタファイルさえ作ることができれば、ずっとほとんど労力なしに回し続けることができたりします。

また、同じ作業でなかったとしても、どんな業務の中にも類似性があり、実は一つの経験や知見でも一部は他所に流用可能だったりします。

 

みなさんの貴重な時間を少しでも多く確保すべく、

ぜひ、マスタファイルの作成と流用はやってみてください。

 

仕事は結果こそが成果であり、作成するまでのプロセスはできる限り効率的に無くしてしまってよいのです。

 

 

今日も読んでくださってありがとうございます。

今日1日もみなさんがすてきな1日を過ごせますように。

 

散歩人しょーんでした。