はじめに

どうもこんにちは!しょーんです。

GWも後半戦、そろそろ仕事のことが頭にチラついてくる方もいらっしゃるのではないでしょうか。(それは言わないでー!、という方、ごめんなさい。。(笑))

私も、GW期間中に対応する必要のある仕事があるため、そろそろ仕事に取り掛からなきゃ、、という段階に入ってきました。。

今回は「仕事が進まない時、少しでも仕事を進める方法」についてご紹介させていただけたらと思います。

方法1:とりあえず、5分だけやってみる

仕事が終わってないとき、よくある状態として、”まだなにも手を付けていない”ことがあるのではないでしょうか。

私の場合、「簡単ですぐに終わる仕事」はすぐに取り掛かりますが、「難しくて時間がかかりそうな仕事」は先延ばしにする傾向があります。

ただ、取り掛かってみると、意外と早く終わったり、簡単であることが多かったりします。

それでもやらないのは、なかなか精神的なプレッシャーが大きく、先延ばしにすればするほどそのプレッシャーが、まるでモンスターのように肥大化してしまっている、そんなことがあるのではないでしょうか。

 

それを乗り越える一つの試みとして、”終わらせること”を目標にするのではなく、”まず5分だけやってみる”ということがあります。

様々な書物でもすでに述べられておりますが、「終わらないこと」よりも、「先延ばしにしてしまうこと」に問題があるならば、まず少しでも手を付けてみて、入口の問題の一つでも片付けていった方が、先に進むようです。

前に書いた私のランニングの記事と同じように、「今から10キロ走らなきゃ…」と思ってしまうと尻込みしがちですが、

「ランニングウェアを着て、ランニングシューズを履いて、一歩外に出てみる」、くらいを目標にすれば、意外と走れるものです。

”千里の道も一歩”から

まずは5分、取り掛かってみる、これは踏み出しやすい一歩だと思います。

方法2:仕事全体を俯瞰して見る 業務を小さく分解する

いったん仕事に取り掛かってみると、仕事の全体像が何となく分かるようになってきます。

その次の段階で実施すべきなのは、仕事の全体像から、さらに細かいタスクへの分解スケジュールを当てはめてみる、になるかと思います。

 

仕事一つとっても、全体を眺めると実際は細かなタスクによって構成されていることが分かります。

例えばその業務を分解すると、タスクが40個あるのなら、そのタスクを一つひとつつぶしていけば、いつかは完了する状態になるわけです。

もう一つ考慮する必要があるのがスケジュール(期限)です。

仕事にはだいたい期限があり、その期限内に終わらせなければ顧客にとって意味をなさないことが多いです。

(吉野家の牛丼でいくら丁寧に作っていただいても、2時間後に出てくるとちょっと困りますよね。。)

期限があと2週間(営業日だと10日間)であるなら、日にちごとにボックスで区切って、全体タスクの40個を振り分けていく。(例えば1日だとタスク4つずつ)。

このようにして、1日4つのタスクになるのなら、午前で2つ、昼過ぎで1つ、夕方までで1つという形で終わらせていけば、仕事は片付くことになります。

2週間経った最終日になって、タスク40個が残って焦るのではなく、1日の終わりで最悪残りタスク4つを対応する方が、そこまで悲惨な状況にはならないと言えます。

方法3:自分を褒めてあげる ご褒美をあげる

「”タスク分解”、といっても人間は機械じゃないんだから、そんなにスケジュールどおりできないよ!」というご意見もあると思います。

その通り、人間はコンディションや気持ちを持っておりますので、予定通りに進まないことは多々あると思います。(いえ、ほぼ予定どおりには進みまないことが実情だと思います…(笑))

気分が乗らない時、そんな時はむしと思いっきりリフレッシュしてしまえばいいと思います。

会社に休憩所があるなら休憩室で、なければ給湯室で、外に行ける環境なら街路樹や公園を歩いて、コーヒーでも飲んでぼーっとする。

それだけでもだいぶ、リラックスして心を休ませることができると思います。

 

今度は、「それで仕事はどうするの?終わらせなきゃいけないよね?」という問いが残りますよね。

前述のとおり、人は気持ちの生き物です。逆に気分がいいときには予定以上にグワーッと仕事を進めたらいいんだと思います。

さっきの例だと、調子がいいときには1日に4個までにせず、もっと8個やってしまうなど、タスクを先食いして進めてしまってよいと思います。

人には”フロー状態”というかなり集中している状態があります。

仕事に取り掛かり何にも邪魔されない状態になると、集中度がMAXになり、いくらでもやり続けられる状態になることがあります。そんな時は最強の状態です。

そんなある意味”バーサーカー状態”のときに、思いっきり進捗を進めてしまえばいいんです。

そしてタスクが終わったり、集中が切れてしまったときは、しっかり自分にご褒美をあげてください。

「よく頑張ったね。偉いよ」って自分を褒めてあげてください。好きな飲み物を買ってあげてもいいですし、散歩に連れて行ってあげてもいいでしょう。

自分自身も同じ人間なので、ご褒美をあげれば喜びますし、仕事のモチベーションも上がります。

ぜひ労わってあげましょう!

そもそも、なぜ仕事を先延ばしにしてしまうのか

そもそも人はなぜ仕事を後伸ばしにしてしまうのでしょうか。

人間は理性の生き物です。何が自分の人生、または社会にプラスになるのかは大人になれば頭では理解しているものです。

それにも関わらず、目の前の仕事に手を付けられず、優先度の低いメールを返信したり、スマホをちょくちょく見てしまうのには理由があるんです。

それは人間の脳には「理性の脳」「子どもの脳」が住んでいるからです。(専門的には別の名前が付いていますが、)

理性の脳があっても、特にストレスがかかる状態になると、頭を子どもの脳が支配してしまいます。

子どもの脳は目の前のストレスから遠ざけて、自分を解放させてあげようと、自分自身のストレスを瞬時に和らげるような行動を取ります。(甘いものを食べる、寝る、Youtubeを見る、スマホゲームをするなど)

脳にストレスが溜まると健康によくないため、子どもの脳が一生懸命に”自分自身のストレス解放”のために遊ぼう、休もうとしてくれるのです。言わば子ども脳による”ストレス解放運動”です。それ自体はよいことなのです。

しかし、狩りをして獲物を捕るような原始時代ならそれでよかったのですが、現在は高度な社会が構築されております。

子どもの脳がやろうとしてくれている”短期的なストレス解放運動”は、現代の”長期的な視野に立った社会生活”とは必ずしも一致しなくなっているのが、この問題の本質なのかも知れません。

おわりに

やりにくい仕事を進める方法についていかがだったでしょうか。

私も取り入れてみてそこまで時間が経っているわけではありませんが、特に「まず5分やってみる」「自分にご褒美をあげる」はかなり使える効果があったように思います。

もしまだこれらをやったことがない方がいましたら、ぜひ今日からやってみてください。

特に、日本人は”自分に厳しく、自分を褒めることが少ない”方々が多いと思いますので、まず自分を褒めてあげましょう。

普段、自分自身にあまり感謝していないならなおのこと、とっても幸せな気分になると思いますよ。

 

読んでくださってありがとうございます。

今日1日もみなさんがすてきな1日を過ごせますように。

 

散歩人 しょーんでした。